Inschrijving KVW Mini en KVW Groot

Werking loting

Inschrijving hulpouders

Inschrijven van 1 mei 2025 0:00u tot en met 7 mei 2025 23:59u

Wie weet het nog: "de inschrijfzaterdagen vroeger", waar vier rijen waren voor vier activiteiten; Mini, Groot, Bouwspeelplaats en 70 uur. Ouders stonden uren in de rij om maar een plekje te bemachtigen voor hun kinderen in één van de activiteiten. Dat waren nog eens tijden...

Al heel wat jaren gaan we met de technologie mee en hebben we digitale inschrijvingen. Dit heeft als voordeel dat iedereen, vanuit overal, zich kan inschrijven. Dat we niet meer gebonden zijn aan een vaste dag. Dat de verwerking van betalingen en gegevens beter geregeld is, enzovoort.

Maar, we beginnen ook nadelen ervan te ervaren: de inschrijvingen zitten vaak binnen een uur vol, sommige kinderen uit een gezin kunnen mee doen en anderen staan dan al op de reservelijst. Net even te laat op de klok gekeken en de inschrijvingen zitten al vol.

Om deze redenen, samen met het succes van 2024, gaan we in 2025 verder met inschrijvingen via loting. Op deze pagina vindt u meer informatie en uitleg over hoe deze loting te werk gaat en wat de spelregels zijn.

NIEUW in 2025: Inschrijven van hulpouders

Het organiseren van KVW Mini en KVW Groot kan niet zonder hulp van onze vrijwilligers. Maar zelfs met alle vrijwilligers die zich aanmelden, redden we het niet om alle activiteiten te voorzien van begeleiding. Om die reden is het al jaren verplicht dat er per gezin een hulpouder aangemeld wordt. Hier worden geen uitzonderingen in gemaakt, een hulpouder mag ook een oma, neef, tante, of buurman zijn, zolang deze maar 18+ is.

Tot nu toe werd dat gedaan door bij een inschrijving aan te geven welke dagen de hulpouder beschikbaar is. Dit moest echter ingevuld worden bij alle inschrijvingen en dus dubbel werk. Dat is verleden tijd.

Het inschrijfsysteem verwacht nu, per gezin (bestelling), een hulpouder inschrijving.

Hoe doe je dit:

Selecteer bij de rol: "Hulpouder"
Selecteer jezelf of "iemand anders", vul de gegevens van hem/haar in en maak de inschrijving af

Na het inschrijven zullen we op basis van behoefte van het programma willekeurig beschikbare hulpouders selecteren. Zij ontvangen bericht op welk moment ze verwacht worden.

Zonder hulpouder is het dus niet mogelijk om deel te nemen. Daarnaast zullen we ook controleren op aanwezigheid van de hulpouder. Bij het niet (op tijd) aanwezig zijn, komt het recht op deelname van alle deelnemers uit het gezin direct te vervallen! Zonder recht op teruggave van inschrijfgelden.

Inschrijven deelnemer (1 mei 2025 0:00 t/m 7 mei 2024 23:59)

De inschrijvingen voor KVW zullen op 1 mei open gaan en zullen vervolgens een hele week open zijn. In deze tijd kan iedere deelnemer zich inschrijven! Je hoeft dus niet te haasten en hebt in deze week alle tijd.

Zoals altijd, is het belangrijk om te zorgen dat deelnemers binnen één gezin ingeschreven worden in één bestelling (maximaal drie deelnemers per bestelling). Dit zorgt er tijdens de loting voor dat deelnemers binnen hetzelfde gezin allemaal samen wél of allemaal samen níet mee kunnen doen. Dit met uitzondering van een combinatie van Mini en Groot, en het vol zitten van een activiteit, zie Loting.

Er hoeft bij het inschrijven nog niet betaald te worden, dit verzoek volgt pas als deelnemers geselecteerd zijn in de loting.

Spelregels bij inschrijven:

Er mogen maximaal drie deelnemers worden ingeschreven binnen één bestelling
Één bestelling bevat inschrijvingen voor kinderen uit maximaal één gezin
Per gezin (ongeacht bestelling) moet er verplicht 1 "hulpouder" ingeschreven worden, met minimaal twee beschikbare tijdsloten
Ieder kind wordt maximaal één keer ingeschreven

Bij het niet naleven van de bovenstaande spelregels vervalt de bestelling direct en zal deze niet worden meegenomen in de loting!

Loting (17 mei)

Voordat de loting plaatsvindt, controleert KVW de bestellingen. Als een bestelling niet voldoet aan de eerder genoemde spelregels zal de betreffende bestelling niet deelnemen aan de loting.

Tijdens de loting zullen alle bestellingen in een grote pot gestopt worden en zullen er willekeurige bestellingen getrokken worden die vervolgens ingeloot zijn.

Hou deze pagina en onze socials in de gaten voor de laatste informatie.

Na de loting zal iedere inschrijving een e-mail ontvangen met het resultaat van de loting: ingeloot (je mag meedoen) of uitgeloot (je mag niet meedoen). Het versturen van deze e-mails kan even duren, heb dus geduld tot 18 mei.

Lotingregels:

We selecteren bestellingen willekeurig
We vullen de activiteiten volgens de volgorde van de getrokken lootjes (bestellingen)
Als de activiteiten Mini en/of Groot vol zitten, gaat de loting door om zowel een reservelijst op te bouwen als de eventuele andere activiteit te vullen, indien deze nog niet vol is.
Let op! Dit kan er dus voor zorgen dat deelnemers binnen 1 bestellingen wel/niet kunnen deelnemen als het een mix bestelling betreft (activiteiten Mini en Groot).
Voorbeeld: De activiteit Mini zit vol en de activiteit Groot nog niet. Er wordt een lootje getrokken van een gezin met 2 kinderen: 1 inschrijving Mini en 1 inschrijving Groot. De inschrijving Mini wordt op de wachtlijst geplaatst, want deze activiteit is vol. De inschrijving Groot wordt toegevoegd als deelnemer aan de activiteit, want hier is nog wel plek! Je ontvangt als inschrijvende ouder hier 2 aparte e-mails van! (Zie ook FAQ " 1 van de 2 activiteiten zit vol, maar de andere nog niet. Wat nu? ")
Indien er op het moment van loting (17 mei) minder inschrijvingen zijn dan capaciteit, zal er voor die activiteit geen loting zijn en is iedereen automatisch geselecteerd voor deelname.

Betalen (18 mei met deadline 30 mei)

Vóór 18 mei heeft iedereen die zich heeft ingeschreven een e-mail ontvangen met het resultaat van de loting (of je wel/niet mee kan doen) op het door u opgegeven e-mailadres. Heb je nog geen e-mail ontvangen op 18 mei, controleer dan eerst je spam box en neem anders contact op met ons via info@kvw-echt.nl.

Als de deelnemer ingeloot is, staat er een link in de e-mail om de betaling af te ronden. Doe dit zo snel mogelijk doch uiterlijk voor de deadline van 30 mei.

Indien de betaling niet op de deadline van 30 mei is voltooid, komt de inschrijving te vervallen.

En daarna

Nadat inschrijvingen, loting en alle betalingen zijn afgerond, gaan we aan de slag met groepjes maken, uitnodigingen versturen, enzovoort! En dan is het alweer bijna zomer en tijd voor weer een leuke week!

Hou vooral ook deze website in de gaten en zeker de pagina's Programma Mini 2025 en Programma Groot 2025. Hierop zal de laatste informatie staan over hoe, wat, waar en wanneer!

Om rekening mee te houden

De afgelopen jaren is het aantal afmeldingen gestegen. Het is voor ons veel extra werk om deze plekjes opnieuw te vullen met andere deelnemers. Hou hier alsjeblieft rekening mee.
Mocht er na betaling toch onverhoopt een reden zijn om te annuleren, laat dat dit dan zo snel mogelijk weten. Eenmaal afgemeld is definitief afgemeld, en voor afmeldingen vanaf 1-6 vindt géén restitutie van inschrijfgelden meer plaats.

Veelgestelde vragen

Ik heb op 1 mei geen tijd om mijn kind(eren) in te schrijven. Hebben mijn kind(eren) hierdoor minder kans op deelname?

Nee. We hebben juist voor het 'loot systeem' gekozen zodat er geen haast meer achter het inschrijven van je kind(eren) zit.

Iedereen die van 1 mei tot en met 7 mei een bestelling plaatst met een of meer inschrijvingen, heeft even veel kans om door de loting gekozen te worden voor deelname.

Ik wil meer dan 1 kind inschrijven. Kan het dat een kind wel en een kind niet wordt ingeloot voor deelname?

Door kinderen uit hetzelfde gezin in te schrijven binnen een bestelling, worden ze samen 'in de pot' gedaan en kunnen ze ook alleen samen in- of uitgeloot worden. Zo proberen we te zorgen dat kinderen uit hetzelfde gezin altijd 'allemaal wel' of 'allemaal niet' kunnen deelnemen.

In het geval dat een van de activiteiten (Mini of Groot) vol zit en jouw kinderen voor verschillende activiteiten zijn ingeschreven, kan dit wel voorkomen. Zie ook FAQ " 1 van de 2 activiteiten zit vol, wat nu? "

Waarom kunnen er maar drie kinderen worden ingeschreven binnen een bestelling?

Om te voorkomen dat een 'ingelote' bestelling ervoor zorgt dat meteen vijf kinderen kunnen meedoen, hebben we het maximum aantal inschrijvingen binnen een bestelling op drie gezet.

WIl je meer dan drie kinderen uit hetzelfde gezin inschrijven? Maak dan een nieuwe bestelling aan. We kunnen dan niet garanderen dat ze allemaal mee kunnen doen.

Ik wil naast mijn eigen kind(eren), ook een vriendje/neefje/nichtje/... van mijn kind inschrijven. Mag dat?

Om de kans op deelname voor iedereen zo eerlijk mogelijk te maken, mogen alleen kinderen uit hetzelfde gezin worden ingeschreven binnen een bestelling. Als deze 'spelregel' niet is nageleefd, zullen alle kinderen in deze bestelling worden uitgesloten van loting en deelname.

Je kunt dus zeker een vriendje/neefje/nichtje/... inschrijven, maar maak hier dan een aparte bestelling voor aan!

Ik heb geen "Hulpouder" voor tijdens de KVW week. Mag mijn kind toch meedoen?

KVW is een vrijwilligersorganisatie en zonder helpende handen lukt het ons helaas niet een mooie week voor jullie kinderen te organiseren. Als er geen "Hulpouder" is opgegeven in jouw bestelling (1 helpende hand per gezin), zijn we helaas genoodzaakt jouw kind(eren) uit te sluiten van loting en deelname.

Het is toegestaan om een oma, neef, tante, buurman of anders op te geven als "Hulpouder", zolang deze maar 18+ is.

Ik heb een bestelling met inschrijving(en) geplaatst, maar ik kan niet betalen. Hoe kan dit?

Bij het plaatsen van een bestelling is het nog niet zeker of jouw kind(eren) ook daadwerkelijk kunnen deelnemen. Je krijgt daarom pas een betaalverzoek als de loting is geweest en jouw kind(eren) zijn ingeloot.

Betaal het inschrijfgeld vóór 30 mei, anders komt jouw plekje te vervallen.

Een van de twee activiteiten zit vol, maar de andere nog niet. Wat nu?

We gaan gewoon door met loten, tot beide activiteiten vol zitten. Geselecteerde inschrijvingen voor de activiteit die vol zit, worden op de reservelijst geplaatst.

Voorbeeld bij FAQ " 1 van de 2 activiteiten zit vol, maar de andere nog niet. Wat nu? "

De loting is afgerond, maar ik heb nog geen bericht ontvangen. Wat nu?

Na de loting zal iedereen die een of meer inschrijvingen heeft gedaan, een e-mail ontvangen met het resultaat van de loting. Dit kan even duren, dus wees geduldig.

Heb je op 18 mei nog steeds geen e-mail gekregen? Controleer dan ook eens je spam box en neem anders contact met ons op!

Ik heb tussen 1 mei en 7 mei een bestelling geplaatst, maar mijn kind(eren) zijn uitgeloot. Wat nu?

Helaas. Jouw kind(eren) zijn niet door de loting geselecteerd om deel te nemen aan KVW dit jaar. We hebben ze wel, op volgorde van loting, op de reservelijst gezet. Mocht iemand zich afmelden, dan krijgt de eerstvolgende op de reservelijst een bericht met de vraag of zijn/haar kind(eren) alsnog willen deelnemen.

Het is 7 mei geweest en ik ben vergeten in te schrijven. Wat nu?

Na 7 mei sluiten de inschrijvingen automatisch. Nieuwe inschrijvingen zijn niet meer mogelijk.

De "Hulpouder" is opeens toch verhinderd om te helpen. Wat nu?

Op het moment dat de "Hulpouder" is ingepland om te komen helpen, dan rekenen we bij KVW ook op iemand. Mocht diegene die opgegeven is verhinderd zijn, dan kun je contact opnemen met KVW om iemand anders in de plaats te laten komen (18+).

Bij het niet (op tijd) verschijnen van de "Hulpouder", komt het recht op deelname van alle deelnemers uit de bestelling per direct te vervallen. Zonder recht op teruggave van inschrijfgelden.

Alles doorgelezen, maar staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact met ons op!

Dat kan via het e-mailadres info@kvw-echt.nl of stuur een bericht via onze Social Media.

Page updated

Report abuse